避免沟通损耗的叠加

大家好！
今天和大家聊一聊职场中无处不在的沟通损耗，并看一下这些损耗是如何一步一步地叠加起来，最终将我们带离真相，给日常业务和管理带来损害的。
引子
在职场中，单兵作战和个人英雄主义将不再是工作的主流，因为随着工作复杂度的不断提升，专业壁垒正在日趋显现，很多工作早已无法依靠个人的力量成功完成。

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因此，协作才是最为正确的王道。
协作的成果对于工作能否成功完成至关重要，而协作的好坏则取决于多种因素，而其中最为重要的因素之一就是沟通。
如果能够在沟通双方之间实现无损的信息传递，那么协作就会变得更为高效，任务也会完成得更为顺利，反之，则会遇到非常大的阻力，给协作蒙上一层阴影。
一个实例
我朋友和我分享了这样一则故事，有一个任务需要来自于三个部门的员工协同作战，贡献各自的专业力量。

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在任务行进的过程中，这三位员工之间会进行大量必要的沟通工作。其中，对于状态的确认是重要的沟通项之一，这也是很多协作中会涉及到的最基本的信息传递。
在这里，为了表述方便，我姑且以字母A、B、C来替代。
在这一场景中， B需要向A确认某一重要事项是否已经完成，如果确认该事项已经完成，那么会将“已完成”这一状态反馈给C ，再由C传达给服务商，服务商以此状态作为开工信号，开始后续的批量工作。

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由于该批量工作需要耗费大量时间，加之整个工作的Deadline也是非常紧迫的，因此越早完成这一事项，越早将完成结果告知服务商，那么就能越早掌握先机，腾出更多提前量，确保这一任务能够更好完成。
原本这是一件非常简单，也是非常常规的确认工作，但在中间却出现了非常多的来回和反复，让协作方感受到了一种极度的不专业。这些不专业表现在这样几个方面：

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在一开始， B在未和A的领导直接确认的情况下，就随机找了A的同事A’ ，这位同事将“已完成”这一结果告知了B ，也就是说，到这一阶段， B尚未知道自己对接的人就是A；
B在未对该结果进行核实的情况下，就直接传达给C ，然后C告知了服务商，不过幸好服务商的对接人员比较细心，和内部同事进行了确认，发现了这件事其实仍未完成；
C在得知了服务商的反馈之后，与B继续进行沟通，并要求其再次确认， B这才想起和A的领导进行确认，最终确认了对接人是A；
在和A的沟通过程中，发现A根本就不清楚有这件事，并且根本就没有开始做这样一件事，最后B没有其他方法，只能要求其加急完成。
最后，原本在极短时间内即可完成的确认工作，因为错误的信息传达以及毫无同理心的沟通，造成了整个任务的拖延。在这件事中，沟通其实是主要问题，下面我就尝试对这一案例进行分析。
问题分析
【避免沟通损耗的叠加】在上述例子中，我至少能总结出以下几方面的沟通损失：

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第一、B未寻找合适的人来确认该任务的对接人，在此情况下，擅自和该部门中的一位“随机”员工A’进行确认，并得到了错误信息，这是此次信息传达错误的主要原因；
第二、B与A’的沟通过程同样可能有信息损失的问题，并存在三种可能性：
B未从A’认知的角度出发，将该任务以对方能够理解的方式表述出来，造成对方的误解，并传达错误信息；
B已经将这件事传达得非常清楚了，但A’始终无法理解，最终自己只能主观臆断进行猜测，从而传达了错误信息；
上述两种情况同时存在，造成两方的信息均有损耗，从而带来了信息传播的“叠加型损失” 。

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第三、A根本不清楚这样一件事，可能是因为A的领导并未将该任务传达给他，又或者是，因为B未提前跟A的领导进行沟通，导致A的领导自己也并不知晓，从而自然也没有对A进行任务的分配。
其实，这几个方面的沟通问题可以认为都来自于“沟通底层思维” ，也就是B并未养成一种良好的沟通习惯，沟通较为随意，且没有以一种更为严谨的态度来看待沟通，从而造成了沟通中的信息损失，出现了以讹传讹的情况。
解决方案
无论身处怎样的场景之下，沟通的主要目的都是确保将正确的信息传达给对方，从而使对方能够基于正确的信息开展后续的工作。

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如果信息本身就是错误或是不完整的，那么一定会给后续的工作带来不利影响，甚至直接导致任务的失败。
从上述示例中可以看出，一旦沟通中的任何一个环节出现了问题，那么必然会给信息传递带来偏差。
而一旦多个沟通环节中同时出现了偏差，那么这些偏差带来的危害并不会是一种简单的“加法效应” ，而是更为可怕的“乘法效应” 。
要解决这些问题，我们需要尽可能从源头上入手，也就是对沟通成效的关注上。

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在执行任务时，我们每时每刻都需要和他人协作，也需要在协作中和他人进行必要沟通，任何人都无法逃避这样的事实。
因此，我们每个人都需要从协作的大局出发，养成良好的沟通习惯，使自己的沟通更为高效，也更为严谨。
此外，我们还要充分融入同理心，确保自己和正确的人进行沟通，同时确保传达给对方或是后续环节的信息是真实的，并且是经得起推敲的，只有这样，才能够最大化避免信息的损失。

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另外，无论自己身处怎样的角色，我们都需要重视沟通，将沟通作为自己必须提升的底层能力之一，主动尝试和挑战沟通中的各种难点，并通过大量的学习、实践和领悟，不断提升自己的沟通能力，并形成行之有效的沟通风格。
比如，我们可以在一定程度上借助结构化或模板化的沟通话术，尽可能使输入和输出信息更为全面、准确，实现上下游的“对等沟通” 。
如果对沟通结果有所怀疑，那么在必要时，我们可以寻找更为准确的确认对象，或者是将那些可以提供“旁证”的其他同事作为佐证，尽自己所能，通过多重证据来得出最终结论，确保传达出来的信息是准确的，经得起推敲的。

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任何时候，我们都需要在沟通前做好准备，提前打好腹稿，将沟通目的、沟通内容、沟通对象、沟通信息的最佳呈现方式等进行深度思考，确保万无一失；
而在沟通过程中，我们需要集中精力，确保自己能够以一种富含同理心的方式沟通，借助一切可行的方法，无论是图形还是手势，确保对方能够更好理解我们的沟通内容。
同时，在沟通中，我们需要重视倾听。有任何疑问时，应立即进行确认，如果当前沟通对象无法就此做出准确回答的话，那么可以与其确认谁是合适的人，或者通过其他渠道去进行确认，确保沟通中的万无一失。

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而在沟通后，我们需要尽快对沟通结论进行总结和汇总，并以最为精炼的语言表达出来，确保结论的后续使用者能够理解，在必要时，我们可以进行更多的补充说明，尽最大努力确保信息的完整性和准确性。
这是一种最为基本的沟通态度，也是一种正向的态度。