1、第十二章 人事档案管理制度 一、 人事档案保管制度 目 的 第一 ， 保守档案机密 。
现代企业竞争中 ， 情报战是竞争的重要内容 ， 而档案机密便是企 业机密 的一部分 。
对人事档案进行妥善保管 ， 能有效地保守机密 。
第二 ， 维护人事档案材料完整 ， 防止材料损坏 ， 这是档案保管的主要任务 。
第三 ， 便于档案材料的使用 。
保管与利用是紧密相联的 ， 科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证 。
人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键 。
其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度 。
(1)材料归档制度 。
新形成的档案材料应及时归档 ， 归档的大体程序 。

【人事档案|人事档案管理制度1】2、是：首先对材料 进行鉴别 ， 看其是否符合归档的要求；其次 ， 按照材料的属性、内容 ， 确定其归档的具体 位置；再次 ， 在目录上补登材料名称及有关内容；最后 ， 将新材料放入档案 。
(2)检查核对制度 。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段 。
检查的内容是多方面的 ， 既包括对人事档案材料本身进行检查 ， 如查看有无霉烂 ， 虫蛀 等 ， 也包括对人事档案保管的环境进行检查 ， 如查看库房门窗是否完好 ， 有无其他存放错误 等 。
检查核对一般要定期进行 。
但在下列情况下 ， 也要进行检查核对： 突发事件之后 ， 如被盗、遗失或水灾火灾之后： 对有些档案发生疑问之后 ， 如不能确定某份材料是否丢失 。
发现某些损害之后 ， 如发现材料变霉 ， 发现了虫 。

3、蛀等 。
(3)转递制度 。
转递制度是关于档案转移投递的制度 。
档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的 ， 转递的大致程序如下： 取出应转走的档案； 在档案底账上注销； 填写转递人事档案材料的通知单； 按发文要求包装、密封 。
在转递中应遵循保密原则 ， 一般通过机要交通转递 ， 不能交本人自带 。
另外 ， 收档单位 在收到档案 ， 核对无误后 ， 应在回执上签字盖章 ， 及时退回 。
(4)保卫保密制度 。
具体要求如下： 对于较大的企业 ， 一般要设专人负责档案的保管 ， 应齐备必要的存档设备 。
库房备有必要的防火、防潮器材 。
库房、档案柜保持清洁 ， 不准存放无关物品 。
任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合 。
无关人员不得进入库房 。
严 。

4、禁吸烟 。
离开时关灯关窗 ， 锁门 。
(5)统计制度 。
人事档案统计的内容主要有以下几项： 人事档案的数量 。
人事档案材料收集补充情况 。
档案整理情况 。
档案保管情况 。
利用情况 。
库房设备情况 。
人事档案工作人员情况 。
二、人事档案利用制度 目 的 第一 ， 建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料 。
档案在利用过程中 ，应遵循一定的程度和手续 ， 这是保证档案管理秩序的重要手段 。
第二 ， 建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据 。
工作人员必须按 照这些制度行事 ， 这是对工作人员的基本要求 。
人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅 。
阅览室一般设在人事 。

5、档案库房内或靠近库房的地方 ，以便调卷和管理 。
这种方式具有许多优点 ， 如便于查阅指导 ， 便于监督 ， 利于防止泄密和丢 失等 。
这是人事档案利用的主要方式 。
(2)借出使用 。
借出库房须满足一定的条件 ， 比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等 。
借出的时间不宜过长 ， 到期未还者应及时 催还 。
(3)出具证明材料 。
这也是人事档案部门的功能之一 。
出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料 ， 也可以是人事档案材料的复制件 。
要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等 。
3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时 ， 必须符合一定的手 。

6、续 。
这是维护人事档案完整安全的 重要保证 。
(1)查阅手续 。
正规的查阅手续包括以下内容：首先 ， 由申请查阅者写出查档报告 ， 在 报告 中写明查阅的对象 ， 目的 ， 理由 ， 查阅人的概况等情况；其次 ， 查阅单位(部门)盖章 。
负责 人签字；最后 ， 由人事档案部门审核批准 。
人事档案部门对申请报告进行审核 ， 若理由充分， 手续齐全 ， 则给予批准 。
(2)外借手续 。
首先 ， 借档单位(部门)写出借档报告 ， 内容与查档报告相似 。
其次 ， 借档单位(部门)盖章 ， 负责人签字 。
再次 ， 人事档案部门对其进行审核、批准 。
然后 ， 进行借档登记 。
把借档的时间 ， 材料名称、份数、理由等填清楚 ， 并由借档人 员签字 。
最后 ， 归还时 ， 及时在外借登记上注销 。
(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时， 需履行以下 手续：首先 ， 由有关单位(部门)开具介绍信 ， 说明要求出具证明材料的理由 ， 并加盖公章 ；其次 ， 人事 档案部门按照有关规定 ， 结合利用者的要求 ， 提供证明材料；最后 ， 证明材料由人事档案部 门有关领 导审阅 ， 加盖公章 ， 然后登记、发出 。
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