1、本文格式为Word版 ， 下载可任意编辑005-文件管理程序中国二十二冶集团有限公司 全面管理体系程序文件 文件管理程序 22nd MCC/CX-005-2021 22nd MCC/CX-005-2021 文件管理掌握程序 文件管理程序 1 目的和范围 对公司质量、环境、职业健康安全管理有关的文件进行掌握 ， 确保公司运行的各个场所得到并使用有效版本的文件,防止误用失效或作废的文件 。
本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全管理有关文件的掌握 。
2 相关术语 2.1文件：信息及其承载媒体 。
媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体 ， 照片或标准样品 ， 或它们的组合 。
22公司级文件：为保证公司各项管理 。

2、活动有效开展而制发的涉及全局性的行政文件 。
3 职责 3.1办公室 3.1.1负责公司行政文件的公文流转、归档工作和上三级文件的登记公文流转、传阅、督办、归档工作 。
3.1.2负责公司文书档案、科技档案、财会档案的归档、借阅等管理工作 。
3.2 企业管理与信息化部负责对各部门管理手册编制的指导、监督、检查 ， 审核与公司管理体系相关的公司级管理文件 。
3.3 各职能部门负责对本系统的文件的编制并进行掌握 。
3.4 各分子公司、事业部根据本程序对本单位的文件进行掌握 。
4 工作程序 4.1文件的分类按层次进行分类 4.1.1 各职能部门形成的管理手册 。
42 文件的分类按渠道进行分类 内部文件：集团 。

3、公司制发的文件 ， 各分公司、全资子公司、控股公司、事业部制发的文件 。
外部文件：与一体化管理体系相关的法律法规及其它要求、集团公司及政府主 22nd MCC/CX-005-2021 文件管理掌握程序 管部门下发的文件及其它相关文件等 。
4.3 文件的编制、审核、批准 4.3.1各职能部门编制的三层次文件 ， 定稿后 ， 填写拟文稿纸由部门负责人审核 ， 主管部门领导签发；企业管理及信息化部将各部门签发后的三层次文件汇总 ， 形成一份文件 ， 根据公文流转发文程序进行流转、管理者代表批准签发 ， 由办公室根据红头文件编号、发文 。
4.3.2与外部联系确需使用部门文件对外时 ， 由公司办公室批准授权 ， 发文范围由办公室做好登记 。
。

【005|005-文件管理程序】4、 4.4 记录编号 公司内部行政文件的编号按“关于规范公司发文字号及公司各单位简称的通知执行;
外来行政文件的编号 ， 按原文件编号 。
4.5 文件的接收和发放 4.5.1各分公司、全资子公司、控股公司、事业部负责各自管辖范围内文件的接收、发放 ， 并作好记录 。
4.5.2 各部门管理手册由企业管理与信息化部统一发放 ， 并填写文件资料发放安排、审批单 。
4.5.3公司制发的文件由主办部门明确发放范围 ， 填写文件资料发放安排、审批单 ， 公司办公室统一根据确定的发放范围在公文流转中发放 ， 各职能部门、各分公司、全资子公司、控股公司、事业部每日必需通过OA网准时获取相关文件 。
工会、纪委、团委文件自行制发、管理 。
4. 。

5、5.4提供给顾客的文件必需做好发放记录 。
提供给认证机构和供方的文件 ， 按内部受控文件处理 。
4.6 文件的更改 4.6.1 文件需要更改时 ， 由提出单位负责人填写“文件更改申请单 。
4.6.2 文件更改的审核、批准 ， 应按原文件的审批程序进行审批 。
4.6.3 文件更改经批准后 ， 由文件发放部门向使用部门发放“文件更改通知单 ， 由各单位文件管理人员按“文件更改通知单要求进行更改 。
并在“文件更改掌握页上记录“文件更改通知单编号、审批人、更改日期和生效时间 。
4.6.4 文件更改方式：局部划改、换页、换版等 。
4.7 文件的保管和使用 4.7.1 文件持有者应正确使用和保管文件 。
不得随便涂改、复印、转借他人 。

6、 ，22nd MCC/CX-005-2021 文件管理掌握程序 保持文件的清楚、完好 。
4.7.2 文件的媒体为光盘时 ， 由企业管理与信息化部统一加密 。
各分公司、全资子公司、控股公司、事业部应妥当保管 ， 切忌损坏 。
4.8 文件的移交 文件持有者如发生工作变动 ， 应列出文件清单 ， 将持有的文件一并移交给接替其工作的人员或交回文件发放部门 。
4.9文件的作废 4.9.1 作废的文件由文件发放部门通知文件持有者对作废文件进行掌握 。
4.9.2 需作为资料留用的作废文件 ， 应办理手续 ， 加注“作废“留存标识 ， 单独存放 。
4.9.3 作废文件的处置 ， 由各责任部门作好记录 ， 经主管领导批准后 ， 归档、销毁或留存 。

稿源：(未知)

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标题：005|005-文件管理程序