单位合同怎么保管_生活广记

用人单位应依法妥善保存好合同。合同是公司商务活动中最终于客户或者供应商签订的交易相关的重要材料，要加强管理，确保公司的利益。合同的管理，可以参照生命周期的方式进行，从项目谈判完成准备签署合同开始。合同签署前，要对合作的内容、合作的时间、合作双方的权利和义务沟通清楚。完成合同签署后，要根据合同条款的要求，及时准确的跟进合同的履行情况。对于涉及到相关周期考核指标的内容，要及时做好考核指标的评估，以促进合作质量的提升。合同履行过程中，一般还涉及付款的相关事宜，要根据条款要求，及时完成相关流程。合同即将完成时，要提前根据后续工作安排，进行下一轮合同相关项目的准备工作。
很多人说合同不过是个形式，认为君子协定更重要，但实际上一旦出现意外，合同的重要性就愈加明显。
法律依据：
《劳动合同法》
第五十条规定，
用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。用人单位可采取以下措施，妥善保存劳动合同文本：一是建立指定专人专管制度，将劳动合同文本及时存放在指定地点，并定期清理劳动合同存档情况，查漏补缺;二是建立实行劳动合同签收备案表制度，载明员工姓名、职务、劳动合同起止时间等基本内容，请员工签字确认后妥善保管;三是如果发生劳动合同文本遗失的，应与员工协商补签劳动合同文本。
企业合同档案管理是合同履行情况的文字记录，具有凭证性作用，妥善保管合同档案是合同档案制度的重要组成部分，也是有效化解商业矛盾，维护企业自身合法权益的有效举措。科学的合同档案管理机制与体系，有利于调动档案管理部门高效管档、便捷合同档案的归档、借阅、利用，进而推动企业高效能运转。
痛点1：合同档案资料收集不全
档案工作人员在收集档案的过程中，注意力容易集中在上级材料、结果材料的收集，而忽略过程材料的收集。现阶段，企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作没有形成明确的规章制度，企业仅对合同文本进行管理，与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、资质证明书、鉴证书、公证书、合同变更、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要等文件，尚未进行整理归档。
会博通合同档案管理系统，支持多人员依权限管档。各环节合同资料不论流转于OA、ERP，还是财务、企业微信等第三方系统，都可直接交由一线人员按照权限归档。合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、资质证明书等可与主合同签订文件“绑定”为统一整体，进行集合归档。
痛点2：合同档案内容不规范
【单位合同怎么保管】
大多数企业，并没有设置专职人员对内部文件模板、格式、内容进行规范和负责。因此，包括合同档案在内的大部分文件，由于执行人员不同，容易出现书写不规范、内容五花八门、格式杂乱、合同编号重复出现等现象，直接导致合同档案后续的查阅、利用价值大打折扣。
会博通合同档案管理系统，支持线上合同起草功能。使用该功能，用户只需要在填写基础的属性信息，便可一键套用合同档案内容模板，直接生成合同文件。合同文件生成后，为确保合同内容准确无误，会经由相关负责人审批，审批过的合同，才能进入合同执行环节，最大限度确保了合同的规范性。
痛点3：履约进度无法掌控
合同签订时长，根据业务内容，长短不一。有的签订1个月、有的签订1年，有的签订2年。要了解企业经营情况，了解合同是否履约完毕，有多少合同正在执行中是必不可少的一环。但目前大多数企业对于合同进度的掌控，还比较依赖人工。
会博通合同档案管理系统，为方便企业合理规划资源、提高履约质量、增加客户粘性，为企业主提供了合同档案到期提醒功能。履约结束，系统将自动以短信或邮件等信息提醒相关负责人，以便做好后续服务和业务拓展。提醒频次与提醒方式，可根据实际情况自由选择。
痛点4：合同档案利用不便
合同档案随着企业发展不断积累，想要从堆积如山的合同档案中找到所需档案，不仅需要层层审批，还要进行分门别类查找。档案找到后，直接利用，又容易出现档案丢失、档案损坏、分享不安全不方便等局限。
会博通企业合同档案管理系统，为用户提供根据工作职能与授权的高速搜索引擎，只需在搜索框中，输入关键字点击搜索，便可以快速找到所需档案。合同档案文件匹配纸质档案关键信息，点击查看，便可轻松查找。同时也可利用封装档案信息的二维码，将合同档案分享给需要的同事。被分享的合同档案可同步限制水印、查阅时间，是否可打印等操作。
会博通合同档案管理软件，用智能化应用，让合同档案管理更全面、更规范、更实时，畅通合同档案利用通道，让合同文档真正沉稳企业稳定发展的“压舱石” 。