1、* *公司关于对行政物资采购的专项审计报告内审字2013第00*号审计组于2013年*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计 ， 本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理 ， 规范行政物资采购行为 ， 降低行政采购成本 ， 保证供货质量和时效 ， 提高公司经济效益 。
审计组审阅了相关原始资料 ， 与人事行政部人员进行了面谈 ， 并抽查了会计凭证 ， 采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等 方法 。
涉及的时间范围是从 2012年1月1日至2013年4月31日 。
现将本次审计情况报告如下：一、基本情况：（一）公司行政物资的采购主要分成 2部分 ， 一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资 ，此类物资 。

2、由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等 ， 此类物资由总务负责采购 。
（二）本次审计抽查会计凭证 21份 。
其中*经手的1份 ， *经手的1份 ， *经手的10份 ， *经手的9份 。
抽查的相 关记录详见附件3 :抽查行政物资采购相关的会计凭证 。
二、审计发现的细节说明（一）、采购相关的不相容职务未分离主要问题1：行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成 。
不符合不相容职务相互 分离原则 。
（二）、采购计划主要问题1：行政部不能提供采购计划 。
行政部在调查问卷中回答有制定月度计划 ， 但审计中发现实际未制定月度计划 。
采购计划是采购管理中科学采购的前提 。

3、条件 ， 无采购计划 ， 所需各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到 有效保障 。
（三）、采购流程主要问题1：行政物资采购大部分是先送货 ， 再补采购单 。
这样先完成采购事项 ， 再通过相关授权人员的审批 ， 不符合公司正常的采购流程 ， 不利于采购管理 。
主要问题2：大部分采购单无供应商签字、盖章确认 。
不符合公司的采购管理规定 。
公司采购控制程序中“各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章 ， 采购单传给供应商签字盖章后再进行采购 。
”主要问题3：部分物资先送货 ， 再出采购单 ， 后来再补请购单 。
不符合公司的采购管理规定 ， 也丧失了请购的意义 。
（四）、报价单不符合规定主要问题1：*经手的大部分报价单格式雷同 ， 没有供应商签字或盖 。

4、章确认 ， 极可能是自行伪造的 。
主要问题2：有些采购项目未提供至少三家报价 。
有些采购项目未提供报价单 。
主要问题3：报价单有自相矛盾的现象 。
例如2013年1-2月日用品的报价单中 ， 维达擦手纸报价有两项 ， 一项为180元/件 ， 一项为185元/件 。
主要问题4：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时 ， 采购人员无法提供三家报价 。
(五) 、行政物资管理方面主要问题1：未登记岀入库台账 ， 无法清晰的查询相关物资的账面库存数量 ， 不利于实物监管盘点 。
行政物资验收入库以供应商送货单为准 ， 未另外编制入库单 。
行政物资岀入库单据、各部门申请单据不统一 ， 不利于单据的收齐、整理、统计和管理 。
主要问题2：行政物资采购的紧急采购 。

【行政|行政物资采购审计报告】5、频率高 。
主要问题3：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作 。
(调查问卷回答说有定期进行盘点)主要问题4：人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析 。
三、审计建议为加强公司行政物资采购管理 ， 建立健全公司内部控制制度 ， 节约人力物力 ， 促进各级采购人员降本增效 ， 针对本次行政物资采购专项检查发现的问题 ， 审计组提岀以下整改建议：1、规范采购流程 。
(1) 、分离不相容职务 。
建议分离行政物资采购中的不相容职务 ， 增加管控的节点 。
并制定行政采购人员定期轮岗制度 ， 并遵循 。
例如采购与验收、保管职务分离 。
(2) 、严格按照公司正常的采购流程进行采购 。
即先请购 ， 审批后再采购 。
(3) 、提供三家报价 。
按照公司要求提供 。

6、至少三家报价 ， 并将对询比议价、报价等资料妥善保管 。
2、加强采购计划性 。
(1) 、编制采购计划 。
建议对行政物资进行年度、季度、月度计划 ， 按照计划进行采购 。
并规定计划外采购事项的审批程序 。
(2) 、加强紧急采购的管理 。
例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等 。
3、每月编制购销存报表 。
(1) 、编制购销存报表 。
加强管理行政物资的岀入库单据 ， 编制行政物资的购销存报表 。
规范相关的申请单据、岀入 库单据 ， 便于整理、查看、分析、统计等 。
(2) 、定期盘点 。
制定行政物资定期盘点方案 ， 定期对行政物资进行盘点 ， 并作相关记录 。
(3) 、统计分析 。
定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析 。
制定采购目标 ， 结 。

7、合行政物资采购预算、采购 计划进行对比分析 。
四、内部审计人员的评论审计人员认为行政物资采购管理不到位 ， 存在严重的漏洞 ， 亟待完善行政物资采购管理 ， 建议制定行政物资采购管理制度 ， 并遵循 。
审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料 。
本次审计由于人事行政部的抵触、不积极不及时提供资料、 采购人员休假的工作交接不到位 ， 导致此项审计无法取得完整、系统的资料 ， 无法按计划时间完成审计项目 。
行政物资采购不符合不相容职务分离的原则 ， 从而增大业务人员舞弊的可能性 。
行政物资采购计划工作不够 ， 应进行 年度、季度或月度采购计划 。
行政物资的存货管理工作不够到位 ， 应编制岀入库台账 ， 并定期对存货进行盘点 ， 定期 对采购金额 。

8、、耗用情况进行统计分析 。
制定目标 ， 从而降低行政物资采购成本 。
行政物资的紧急采购过于频繁 ， 大部 分物资先送货再岀请购单、采购单 ， 建议加强管理紧急采购的情况 ， 严格按照正常的采购流程执行 。
附：1、审计方案2、审计通知书3、抽查行政物资采购相关凭证4、行政回复的调查问卷5、审计工作底稿行政物资采购专项审计报告内审字2013第00*号根据年度审计计划的安排 ， 审计部于2013年*月*日一*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计 。
本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理 ， 规范行政物资采购行为 ， 降低行政采购成本 ， 保证供货的及时性与质量 ，提高公司经济效益 。
时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月31 。

9、日 。
(在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入 ， 主要写审计时间、审计目的 。
)本次审计主要发现如下：1、岗位设置不合理 ， 不相容职位未分离2、未编制月度采购计划3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高一、项目概况：1、公司行政物资的采购主要分成2部分：一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资 ， 此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备 类、煤气等 ， 此类物资由总务负责采购 。
2、2013年1月1日至2013年4月31日 ， 总金额XX元 。
本次审计抽查会计凭证 21份 ， 累计金额 XX 元 ， 占总采购金额的 XX% （需要告诉管理层）二、本期审计发现：1、岗位 。

10、设置： 采购相关的不相容职务未分离行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成 。
不符合不相容职务相互分离原则 。
容易导致采购人员利用权力进行舞弊 。
（提出采购需求是否也是采购人员提出的 ， 请检查行政物资的账龄数量 ， 是否存在不合理采购来说明问题 。
对于行政物资是否为制 定采购 ， 这一块需要明确）审计建议：2、采购计划 未编制月度采购计划：行政部在调查问卷中回答有制定月度计划 ， 但审计中发现实际未制定月度计划 。
未编制阅读的采购计划 ， 容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障 。
审计建议：3、采购流程 行政物资采购大部分是先送货 ， 再补采购单 。
这样先完成采购事 。

11、项 ， 再通过相关授权人员的审批 ，不符合公司正常的采购流程 ， 不利于采购管理 。
（这种不是什么问题 ， 重点不在这里 。
）审计建议： 大部分采购单无供应商签字、盖章确认 。
不符合公司的采购管理规定 。
公司采购控制程序中“各 采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章 ， 采购单传给供应商签字盖章后再进行采购 。
”（供应 | 商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认 ， 需要询问采购人员不签字的原因在哪里）审计建议： 部分物资先送货 ， 再出采购单 ， 后来再补请购单 。
不符合公司的采购管理规定 ， 也丧失了请购的意 义 。
（是否有紧急采购流程 ， 与问题一重复 。
）审计建议：4、报价单管理 *经手的大部分报价单格式雷同 ， 没有供应商签字或盖章 。

12、确认 ， 极可能是自行伪造的 。
（审计人员存在主观捏造审计问题 ， 应该删除此类发现 ， 或者进一步分析 。
）审计建议： 有些采购项目未提供至少三家报价 。
有些采购项目未提供报价单 。
（这一块需要细化 ， 需要举例说明 ， 项目多的需要列表 ， 另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考 ， 提供不提供报价单不是问题 ， 只是个表面问题 。
）审计建议： 报价单有自相矛盾的现象 。
例如 2013年1-2月日用品的报价单中 ， 维达擦手纸报价有两项 ， 一项 为180元/件 ， 一项为185元/件 。
（这一块需要细化 ， 需要举例说明 ， 项目多的需要列表 ， 另外审计人员可以依靠京东网、 超市价格、当当网等的价格进行参考 ，另外需要与财务付款等 ，。

13、 可能存在议价 ，第一次议价为185元 ， 第二次议价为180元 ， 需要与采购进一步确认 。
）审计建议： 审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时 ， 采购人员无法提供三家报价 。
（这一块需要细化 ， 需要举例说明 ， 项目多的需要列表 ， 另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格 进行参考 。
）审计建议：5、行政物资管理方面 未登记出入库台账 ， 无法清晰的查询相关物资的账面库存数量 ， 不利于实物监管盘点 。
行政物资验 收入库以供应商送货单为准 ， 未另外编制入库单 。
行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一 ， 不 利于单据的收齐、整理、统计和管理 。
（重新审计 ， 这个重点是是否形成了出入库台账 ， 另外审计人 员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行了盘点 。
）审计建议： 行政物资采购的紧急采购频率高 。
（如果要说明这个是问题 ， 请列表说明 ， 紧急采购次数 。
）审计建议： 人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作 。
（审计部是否进行了盘点 ， 你都没盘点 ， 怎么说明人家管的不好 。
）审计建议： 人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析 。
| （这个是问题？ ？）审计建议：附件：（一般附与审计问题相关的内容 ， 比如报价单雷同 ， 那么那几张报价单是雷同的 。
而不是所有审计底稿都附在后面 。

稿源：(未知)

【傻大方】网址：/a/2021/0801/0023374705.html

标题：行政|行政物资采购审计报告