比如 ， 目前我们已收集了档案馆的90多万条目录的综合数据库 ， 基层档案室报送的30多万条的电子目录 ， 为建立选材数据库做好了准备 。
（三）数据库选型 。
数据库的类型有很多 ， 比如Access、Datebase、SQLserver等 ， 一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性能好的数据库 。
比如根据我馆的实际 ， 可采用Access数据库格式 ， 一是编研人员使用操作比较熟练 ， 二是区档案馆、各单位档案室已建立的数据库也是这种格式 ， 我们可以直接在原数据库上 。

7、进行操作 。
（四）数据库的设计 。
主要是设计字段和设置字段类型 。
根据实际需要可以设置档号、类别、文件题名、内容简介、时间、保管单位、档案原文等字段 ， 其中要注意以下几点：1、类别的设置是关键 。
可以按专题设置类别 ， 如可以设置历史、地理、人文、自然、政治、经济、科技、教育、文化、综合类等专题 。
专题的设置要以实用为主 ， 如果专题分得太多 ， 就不容易辨别区分 ， 不容易归类；如果专题分得太少 ， 检索使用起来就不方便 。
因此 ， 设计专题要做好广泛的调研并通过实践修改完善 ， 也可以参考县志、百科全书的类目设置 。
由于类别字段较多 ， 可以用代字或代号表示 ， 并编制字段设计说明 。
2、内容简介字段要设计成文本型 。
它是对文件内容进行准确、简 。

8、要的概括 ， 内容较单一的文件可以用主题词、关键词进行标注 ， 内容较多的文件 ， 可以编写摘要 。
标注内容简介是建立数据库的难点 ， 工作量巨大不说 ， 单就一份文件的内容来看 ， 有的可能涉及政治、经济、文化、教育、体育等各个方面的重要信息 ， 综合性文件可能还包含着历史、地理、自然等社会各个方面的信息 ， 标注起来非常复杂 。
这就要求编研人员具备较高的判断、分析、研究能力 ， 从一份文件材料中查找有利用价值信息 ， 同时还要具备较好的总结、提炼、文字加工功底 ， 全面细致准确地标注档案内容 。
3、档案原文字段要设计成超级链接型 。
由于嵌入式档案原文所占空间较大 ， 影响检索速度 。
档案的载体、类型又有文本、照片、声像等多种形式 ， 因此 ， 应采用超级 。

9、链接方式链接档案原文 。
（五）窗体界面的设计 。
设计窗体界面表文件 ， 是为了方便输入文件内容简介和档案原文等字段的内容 ， 主要设计类别、文件题名、内容简介、时间、档案原文等字段 。
（六）数据库的实施 。
从实际情况来看 ， 数据库的建立可以分步实施 。
第一步是从原目录数据库中挑选出可用的条目 ， 建立选材目录数据库 。
具体方法：可以在原数据库中设置“是否存留”和“类型”两个新的字段 ， 然后就需要从头至尾浏览数据库 ， 从中找出可用的条目 ， 并在是否存留字段中标注“1” ， 同时在类型字段中标注应属于哪个类型 ， 比如政治、经济、文化等类或用代号表示 。
数据库录入完成后 ， 为方便使用 ， 可以用检索工具 ， 检索出所有“是否存留”字段中是“1”的条 。

【档案|档案编撰数据库开发利用研究论文】10、目 ， 另建新库保存 ， 也就是新建一个有用的数据库 。
第二步是在新建数据库中 ， 添加内容简介 。
由于填写档案内容简介的工作量非常巨大 ， 可以有针对性、有侧重点地进行文件内容简介录入 。
从馆藏来看 ， 早年形成的档案文件标题不很规范 ， 比如革命历史档案 ， 敌伪档案 ， 县委、人委、革委、五大公社档案 ， 六大区委档案、四清档案等 ， 而这些档案又往往是编研或者办展利用的重点 ， 可以先从这些档案入手 ， 边调研边录入内容简介 。
第三步是录入档案原文 。
目前我馆还没有档案原文数据库 ， 基层档案室电子档案还没有接受进馆 ， 只能靠我们日常积累 。
比如我们在编研或是办展过程中要注意积累 ， 对已形成的电子文件、数码照片等随时链接到数据库中 。
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标题：档案|档案编撰数据库开发利用研究论文( 二 )