5、保密文件的查询和借阅 ， 要严格履行审批制度 ， 权限同保密文件的复制一致；6、保密文件的解密和销毁（1）保密文件的解密有两种形式 ， 一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；（2）因公布而解密的 ， 由保管人确认；（3）经鉴定解密的 ， 鉴定由保管人提出；（4 。

23、）经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；（5）解密与销毁应报董事长批准（6）销毁保密文件 ， 应有两个监销人 ， 并制作销毁记录 。
三、处罚如违反本规定的 ， 公司将据奖惩条例 ， 视情节轻重 ， 对责任人予以处罚 。
第七节 档案管理制度一、 职责各部门主管负责本部门管理范围内的档案管理工作 。
对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制 ， 所有档案立卷、归档后由行政部实行管理 。
行政部应设立档案管理员 。
二、管理内容与方法1、立卷归档（1）公司应立卷归档的文件资料包括：1）证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料；2）规章制度：包括公司制定和修改的全部 。

24、制度、规定、办法、细则等 。
3）收发文书：包括总公司下达内部文件、总公司与物业公司往来文件、物业公司与政府公文及批复、物业公司与其它公司业务文件、公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录、工作总结等 。
4）合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料 。
5）工程技术资料：包括小区工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、竣工资料、验收资料、公共设备、设施资料、消防安全资料等 。
6）人事资料：包括员工入职、各种证件、调薪、奖罚等资料 ， 7）管理资料：业主、住户资料 ， 装修办证资料、车辆管理资料、公共巡查资料等 。
8）照片、声音资料：包括反映公司发展历程 。

25、和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料 。
9）其他需归档的文件资料 。
（2）立卷归档的要求：1）各类文件应分别立卷 。
所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册 ， 外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等 。
2）文件的正文与附件、底稿等应归案在一起 ， 保持文件、材料的完整性 。
3）立卷归档的文件要便于查找 。
4）文件有标题的 ， 应在目录中列上标题 。
无标题的 ， 应根据文件内容拟定标题 ，并标上方括号以示立卷人加的标题 。
5）案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚 ， 对破损文件应加以裱糊 。
6）照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点 。
2、档案的利用（1）各部门因工作需要借 。

26、阅档案 ， 应在借阅登记簿上登记 。
（2）借阅档案 ， 要填借阅簿 ， 用后应按时归还 。
借阅人员对所借档案应妥善保管 ，严防遗失 ， 泄密和污损 ， 不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借 ， 不得擅自复制 。
（3）借阅和查询公司档案 ， 应经借阅和查询人的分管领导批准 。
（4）外单位人员借阅和查询公司档案 ， 应经董事长或总经理批准 。
3、销毁（1）档案保存期 ， 由行政部提议 ， 报董事长批准 。
专业性档案（如工程技术、财务等）保存期限按照国家有关制度 。
（2）对超过保存期限、失去保存价值的档案 ， 由档案室提出销毁申请 ， 报董事长批准 。
（3）销毁档案时 ， 应认真清点 ， 由 2 名以上监销人员监销 。
监销人员由行政部经理指定 ， 销毁后 ， 由销毁经办人和监销人员在 。

27、销毁记录上签字 。
（4）对已销毁文件 ， 应制定目录清册存档 。
4、档案室管理（1）档案室应建立登记、统计制度 。
档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记 ，对保管、利用情况定期进行统计 。
（2）档案管理人员离职或调职 ， 必须与接任人员办理移交手续 。
（3）档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查 ， 平时注意档案的保存情况 ， 发现问题 ， 及时报告解决 。
（4）档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压 ， 并注意温度适宜 。
（5）立卷的档案应分类放入档案盒存放；（6）档案移交1）由部门自定责任人保管的档案不移交 ， 但每年要接受档案室一年一至两次的档 。

来源：(未知)

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