【文件|文件控制程序】1、有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A / 0页 码1 / 61 目 的对本公司质量管理体系的文件进行有效控制 ， 确保在所有场所使用的文件为有效的版本 ， 防止误用失效或作废文件 。
2 适用范围适用于本公司所有与质量管理体系有关文件的控制 ， 包括适宜的外来文件 。
3 职 责 3.1办公室负责体系文件、行政文件、外来文件的归口管理和控制 。
3.2总经理负责批准质量手册 。
3.3管理者代表负责批准程序文件、作业文件及审核质量手册 。
3.4分管领导负责审核分管部门的作业文件 。
3.5各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管 。
4 工作程序4.1文件的分类a)质量手册 QM b) 。

2、程序文件 QPc)作业文件 QCd)质量记录 QRe)工程文件4.2文件的编写和审批a)质量手册由管理者代表组织相关人员编写 ， 管理者代表审核 ， 总经理批准发布；b)程序文件由相关部门编写 ， 部门负责人审核 ， 管理者代表批准发布；c)作业文件由各部门负责编制 ， 分管领导审核 ， 管理者代表批准；有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A / 0页 码2 / 6d) 外来文件（国家、行业标准、顾客技术协议、相关法律法规等）由办公室负责收集、评审其适宜性 ， 并控制其使用 。
e)工程文件按工程文件管理办法执行 。
4.3文件的编码/编号、标识、编目、归档和发放4.3.1编码/编号a) 质 。

3、量手册编码QM/HX-年代号质量手册/公司代号b) 程序文件编码QP/HX-顺序号ISO9001标准条款号程序文件/公司代号c) 作业文件编码QC/ HX-顺序号ISO9001标准条款号作业文件/公司代号有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A / 0页 码3 / 6d) 外来文件和工程文件编码：外来文件和工程文件用原编号作为文件编码 。
e) 质量记录编码QR-顺序号ISO9001标准条款号 质量记录f) 各部门记录编号- - 部 门 代 号 顺序号 GC 工程部 BG 办公室年号 HT 合同部 XS 销售部 部门代号 SC市场策划部 RL 人力资源部4.3. 。

4、2 标 识质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两类 。
a) 质量手册的标识质量手册分受控和非受控两类 ， 企业内部、第三方认证机构为受控文件 ， 由办公室负责加盖“受控”印章 ， 在封页标注发放编号 。
发放给顾客或外单位的为非受控质量手册 ， 不加盖受控印章 ， 不纳入公司文件控制仅作发放登记；b) 质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业文件）用编号进行标识；e) 行政文件不纳入本程序文件控制 。
有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A/ 0页 码4 / 64.3.3编 目a) 办公室负责收集相关的国家法律法规、外来标准、行业有关质量技术规定等 ， 编制现行外来标准、规范、规程 。

5、一览表 。
b) 办公室负责编制企业受控文件清单；各部门收到文件时应填写部门受控文件清单 。
4.3.4归 档4.3.4.1所有质量管理体系文件、质量记录 ， 各部门于次年一月二十日前存档 。
4.3.4.2其他文件、质量记录由各部门存档 。
4.3.5发 放质量管理体系文件由办公室按文件发放/回收登记表予以发放 。
其它作业文件由相关部门负责人确定发放范围 ， 填写文件发放/回收登记表 ， 予以发放 。
4.4文件的借阅/销毁4.4.1文件的借阅须经发文部门负责人审批后 ， 并填写文件借阅/销毁申请登记表予以实施 。
4.4.2文件的销毁由发文部门按原发放范围回收销毁 ， 并记入文件借阅/销毁申请登记表 。
需作资料保留的 ， 加盖或标注“仅供参 。

6、考”字样并记入文件借阅/销毁申请登记表后方可借阅 。
办公室负责从所有场所及时回收作废文件 ， 防止误用 。
4.5文件的确认和修改4.5.1文件每两年确认一次 ， 确认时应按文件审批程序进行批准 ， 并控制其使用 。
4.5.2受控文件修改由发文部门填写文件更改申请单 ， 经相关部门负责人审批后 ， 由发文部门进行修改 ， 然后记入文件更改登记表： a)质量手册由办公室汇总并提出修改意见 ， 管理者代表审核 ， 总经理批准；有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A / 0页 码5 / 6b)程序文件由各部门提出修改意见 ， 部门负责人审核 ， 管理者代表批准；c)企业内其它文件的修改 ， 由发文部门提出修改意见 。

7、 ， 责任部门负责人审核 ， 分管领导批准 。
4.5.3文件修改形式a)换页：当一页中出现较多更改内容时 ， 应换页 。
以1、2表示修改次数；b)文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、方针目标及策略发生变化后 ， 应换版 。
以A、B、C表示版次；c)文件出现少量打印错误或少量更改可采用手改（划改） ， 并签署姓名、日期和标识 。
4.6文件的使用和保护4.6.1当使用的文件破损严重时 ， 可到发文部门办理更换手续 ， 交回破损文件 ， 换取新文件 。
新文件沿用原发放号码 ， 旧文件交发文部门销毁 。
4.6.2当文件持有人所持文件丢失 ， 向发文部门申请补发时 ， 补发文件给予新的发放号 ， 原号作废 。
发文部门在文件发放/回收登记表中注明“丢失 。

8、”、“补发”字样 。
4.6.3持有受控文件的人员 ， 因工作调动或其它原因离开原工作岗位 ， 必须将受控文件交回发文部门 。
4.7电子媒体形式文件的管理4.7.1软盘以不干胶标记标识 ， 硬盘以存盘文件目录方式标识 。
应控制非本公司人员使用微机 ， 以防止他人随意调阅、复制或改动 。
为防止硬盘文库因病毒丢失；微机操作人员需对网络收文进行杀毒处理 ， 并定期对硬盘进行检查和杀毒 ， 同时对硬盘文库复制软盘备份 ， 每半年对文库进行一次检查 ， 确保备份的完整性 。
有限公司程序文件文 件 控 制 程 序文件代码QP/HX423-01版 次A / 0页 码6 / 64.7.2当文件发生修改/销毁时 ， 对电子媒体形式保存的文件同时进行修改/销毁 。
5 相关文件5.1 工程文件管理办法6 质量记录6.1 文件发放/回收登记表6.2 文件更改申请单6.3 文件更改登记表6.4 受控文件清单6.5 文件借阅/销毁申请登记表6.6 现行外来标准、规范、规程一览表 。

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