（5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人 。
（6）除非万不得已 ， 文秘人员不要打电话给行车中的人 。
（7）通话时要仔细听清对方在说些什么 ， 不要一边看报一边接听 ， 也不要突然转身与办公 室里的其他人说话 。
（8）与一位很忙碌的人开始长谈之前 ， 应问对方是否方便 ， 然后言简意赅地把话说清楚 。
（9）不要在工作时 。

7、间同时打电话来的朋友闲聊 。
（10）打电话给外省市或国外的人 ，并请求协助 ，因费用昂贵 ， 文秘人员首先应确定他是否 应该回你的电话 。
（11）通话中当需要对方等候时 ， 应该说： “我支查看一下 ， 请稍等一下好吗？”然后等待 对方回答 。
（12 ）文秘人员代替上司传达不利消息时 ， 无论当这个信差有多么不舒服 ，你还是必需立即行动 。
（13）文秘人员传达上司的信息要有分寸 。
6、有效电话的使用（1）要使电话通信更有效 ， 文秘人员应该养成下面这些良好的习惯：（2）考虑打电话的时间是否合适 。
（3）在打电话之前先计划好谈话的内容 ， 理清你想说的事实和要点 。
（4）仔细核对电话号码 ， 确保一次拨号就能成功通话 。
（5）在办公桌上或 。

8、任何你工作的地方都备用有随时可供记录的本子和笔 。
采出电话 ， 而无人接听 ， 要等铃响了六七下再挂电话 。
（6）文秘人员替上司拨电话时 ， 应确保你要找的人接话时 ， 你的上司要能够立即说话 。
（7）千万不要让打电话的人苦等 ， 你却离开电话机很长时间 ， 以致你回来时 ， 对方已经挂 上电话 ， 并留下对你的不满 。
7、筛选电话文秘人员替上司筛选电话可以遵照以下的做法：（1）文秘人员在说了迎接词 ， 对方发出声音之后 ， 就能讯速辨听出对方 ， 这应是文秘人员 的专业技巧 。
（2）除了分辨声音之外 ， 文自己人员对名字的辩认一定要有相当的把握 。
（3）来电者寻找你的上司 。
（4）有时候上司过于繁忙 ， 要求文秘人员编织一些美丽的谎言 。
（5）应鉴别来电者 。

9、的问题 。
（6）文秘人员经常会接到推销等电话 ， 要完全避开这种电话是不可能的 。
（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌、有责任心 。
（8）如果找上司的人是他的朋友或有业务关系的人 ， 文秘人员不应妄攀交情 ， 抓着电话 ，畅谈一番 。
（二）回特网的使用1、因选特网的服务 企事业单位通过申请入网 ， 可享受以下服务：电子邮件、阅读新闻、远程登录、文件传 送、浏览 。
2、因特网的上网方式：专线上网、接入、调制解调器拨号上网 。
（三）新型电子媒体的运用国际电话、 个人通讯器、 数字电视、 新的媒体终端、“ 800”业务、电视会议、 互式电话会议、 固定场所电话会议、卫星通讯 。
（四）新型电子工具的利用第四章 邮件收发一）、邮件的收 。

10、取与分拣1、邮件的收取方式（1）传达室或收发室收到的邮件 ， 再送到文秘人员办公室 。
（2）邮件送到单位所租的信箱 ， 由文秘人员开启 ， 取出邮件带回办公室 。
（3）由专人送达 ， 需要签收的邮件 ， 如特快专递 。
（4）使用电子邮件系统 ， 文秘人员到过办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮 箱和其他设备 ， 如传真机和电传打字机 ， 查看晚上是否有信件传送过来 。
2、邮件的分拣（1）按照邮件人的姓名分拣（2）按照邮件部门的名称分拣（3）按照邮件的重要性分练二）、邮件的处理文员对邮件的处理有两种情况1、日常邮件有处理（1）需要呈交给上司的邮件 ， 应该赶在上司进办公室之前准备好 。
（2）需要转交其他人或部门的邮件 ， 要必要的手续 ， 以分清责 。

11、任 。
（3）文秘人员可自行拆封处理的邮件 。
（ 4）对报纸和杂志的处理 。
（ 5）对广告邮件的处理 。
（ 6）对投错邮件的处理 。
三）、邮件的寄发1、邮件寄发前的准备（1）把信件送交上司 ， 请上司签字 ， 把有关信件复印、存档 。
（2）打印信封 。
中文信封和中文信封有不同的要求 。
（3）检查姓名的地址是否准确 。
（4）检查邮寄要标记是否准确 。
（5）信件中如果有附件 ， 对不同的附件采取不同的邮寄方式 。
2、邮件的寄发 邮件寄发有以下几种：（1）电子邮件发送（2）传真（3）电传 第五章 接待实务（一）、文员与接待 文员所从事的接待工作 ， 一般是指在公司内迎接、招待来访的客人 。

来源：(未知)

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标题：办公室|办公室实务课程讲解( 二 )