1、办公室实务重点、难点辅导第一章和第二章、办公室和文员实务概述（一）、办公室实务概述1、办公室的含义与职能（1）、办公室的含义 第一、泛指一切办公场所 ， 区别于用于教学的教室 ， 用于生产的车间 ， 或是医疗室、实验 室等 。
第二、是指某一类职业人员的办公场所 。
第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构 。
第四、某种专门的独立的工作机构 。
本书述及的办公室为第三种含义（2）、办公室的职能与特征 办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就 是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作 ， 它是办公室工作体系中不可缺少 的重要组成部分）。
特征：服务性分散性专业性主动性繁杂性 。

2、2、办公室实务的范围和内容 办公室实务 ,就是指办公室的工作事务和操作实务 . 我国办公室实务的主要内容 国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 我国外资、合资企业办公实务主要的内容3、办公室环境的布置和管理（1）、办公室环境布置的目的第一、创造舒适而又工作效率高的环境第二、塑造组织形象第三、建立挡驾制度第四、有利于保密工作（2）、办公室环境布置的内容与要求（3）、办公室的整理4、办公器械的使用 信息社会的办公器械 传真机的使用 复印机的使用 录音机的使用 投影机的使用5、办公用品的准备熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类 订购和储备办公用品6、办公室零用现金管理 建立零星收支基金 用零用现金 。

3、付账 补充基金 严格认真对待零用现金的管理（二）、文员实务1、文员的工作顺序 文员工作指导思想 文员在工作时 ， 首先要仔细制定计划 。
然后根据这个计划去实施 ， 并严格检查其结果 ，使得这个结果对下一次的计划有所帮助的启示 。
只要按照制定计划、 实施、 检查这三个 步骤进行 ， 文员工作就能科学、高效地完成任务 。
按照“优先顺序”处理工作 第一阶段：先将自己想做的工作以重要程度为标准 第二阶段：其次以紧急程度为标准 第三阶段： 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 ，对于现在该做的重要且紧急的 事情决定优先顺序 。
2、文员管理时间、费用的方法 文员要管理好自己的时间 成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利 。

4、、生活更愉快 。
文员要学会节约开支文员要有主人翁意识 ，仔细管理钱财和物品 ，学会节约开支 ，避免浪费是每个文员都要 领追求的目标 。
3、文员的工作方法 请示方法与报告方法 计划方法和总结方法 受意方法 传达方法 进言方法 变通方法和挡驾方法 分工方法与合作方法第三章 电话电子通讯（一）电话接打1、电话的类型 按照通话的要求分 ， 的保密电话和普通电话 。
按照通话的距离分 ,有内部电话、市内电话和长途电话 。
按照通话内容分 ， 有通用电话和专线电话 。
（文秘人员接触的专线电话有以下几种：市 长电话、举报电话、监督电话、投诉电话）。
2、电话机的种类免提式、无绳式、录音式、多功能式、投币式、磁卡式、可视式、 。

5、移动式 。
3、接听电话的要点（1）电话铃响二至四声就应接听 。
（2）接到电话首先应传达必要的信息 。
（3）如果上司不在办公室 ， 文秘人员询问来电者的姓名前 ， 先告知他找的人不在 。
（4）即使受到通话对方极的责难 ， 如投诉电话 ， 也要保持礼貌和耐心 。
（5）通话结束时 ， 应流露出很高兴接到对方来电的语气 ， 应该用快乐的声音说“谢谢” ， 即使来电者态度很不友好4、言的方法（1）文秘人员应在电话机旁随时放着电话录单或便他和笔 ， 一有留就能立即记录下来 。
（2）文秘人员给上司的留言应正面朝下合放在上司的办公桌上 ， 等他（她）一回来就立刻 告知 。
（3）做记录时 ， 字迹应清晰可辨 。
（4）文秘人员留言给别人时 ， 内容应简明扼要 ， 切记词不达意 。

【办公室|办公室实务课程讲解】6、、拉拉杂杂说一大堆 。
（5）文秘人员离开办公室时 ， 要按排别人替你接电话 。
5、打出电话的要点（1）文秘人员打业务电话时应首先自报家门 。
（2）文秘人员经常会替上司拨通电话 ， 这时 ， 你可以让找的人先接着电话 ， 然后把上司叫 来 。
（3）应讯速回电 ， 并督促上司最好在当天回复 。
（4）如果已经回电 ， 但没有打通 ， 雪记要再联系 。

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