（二）敬语的使用1、敬语的用法（1）敬语的用法常常因时代、地区具体情景不同而有多种不同的用法 。
一般对自己尊重的 人使用 ， 有时用并非很熟悉的人或是在正式场合也需使用 。
（2）敬语应按照说话者和对方的 。

24、人际关系分别使用 。
（3）敬语的使用要注意分寸2、敬语的种类（ 1）尊敬语 。
如： “幸会 ， 幸会或久仰 ， 久仰”（2）谦虚语 。
如： “承蒙夸奖 ， 实在不敢当”或“不用谢 ， 这是我应该做的”（3）客套语 。
“有什么事尽管吩咐”（三）接待语的使用1、接待用语正确使用的意义2、请把下列用语改为办公室用语（1）坐那里吧！（2）我不清楚要问问其他人 。
（3）我不能做这种事情（4）有什么事？（5）他不在办公室 。
（四）说话的方法1、说话的要领 语句要简短 由结论先说 利用重复的效果 说话完之后要整理 说话时要考虑时间、地点、场合、对象因素 ， 使用模糊用语 。
2、说明的方法 （1）把要说明的内容和目的弄清楚 （2）了解对方所说 。

25、明事项具有多少兴趣 ， 以及关心的程度（3）要使用彼此都容易理解的话（4）说明的顺序3、报告的方法提供给文秘人员所作的报告就是把上司所指示工作的结果 ，在上司所期望的期限以前 ，分司 。
报告的基本方法：（ 1）不要失去报告的适当机会（ 2）不要弄错报告的对象及顺序4、联系及调整的方法 联系及联系时应注意的事项 调整及调整时应注意的对象5、委托的方法 委托就是请求对方协助处理自己的工作 委托应注意的事项6、说服的方法 说服是让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉 。
说服的要领：（ 1）清楚地知道在所说服的事项中 ， 最想说什么（ 2）要具体了解对方的立场和意向（ 3）以诚恳的态度为对方着想万里发言7、拒绝的 。

26、方法拒绝是和说服完全相反的行为 一般非拒绝不可的情况有如下几种（五）听话的方法听的要领 指示的接受法 忠告的接受法（六）社交话题的选择 合适的话题 不合适的话题第十三章 印章、值班工作一）印章的制发和使用 印章的制发和使用 印章的刻制 印章的使用 印章的保管 印章停用与销毁 二）介绍信的保管和使用 介绍信的保管 介绍信的使用三）值班工作的任务和要求 值班工作的任务 值班工作的组织形式 值班工作的制度与要求第十四章 文书与档案实务（一） 公务文书的特点和作用1、公务文书的作用是党政机关、社会团体和企事单位及其负责人 ， 公务文书的这些特定 的作用必需依据党支部和国家方针、 政策、法令 ， 在法定的职责范 。

27、围内制作文书 ， 不能越权 越轨发布公文 。
2、公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求 ， 反映名项工作的进程 和效果 ， 其内容具有有效性 ， 其中部分还具有权威性 。
3、公务文书在制作上应该按照常规的格式各种类的的结构写作 ， 在处理上有一定的程序 和制度 。
（二）公务文书的种类和格式 种类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要 。
格式：版头、发文字号、印刷顺序号、密级、紧急通知、签发人姓名、公文标题、主送 机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、注释、阅读范围、主题词、抄送单位、 印发说明 。
（三）文书处理的内容和方法1、收文处理程序：签收和拆封、登 。

28、记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办 。
2、发文处理过程：拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发 。
（四）文书管理的内容和要求1、 文书数量、质量、时效管理 文书数量管理的要求是精简文件 ，可发可不发的文件坚决不发 ，可以面谈、 电话的书 面记录代替行文 ， 或在报刊杂志上公布 ， 以代替层层行文 。
文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠 ， 符合政策和事实；在文字上、 格式上准确、规范 ， 不出差错 。
文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期 ， 不延误、不推委 ， 及 时反馈和办理 。
2、文书的保密管理（五）档案收集的对象和制度 文秘及档案人员在收集档案时 ， 应该做到： 严格执行收发登记制度 。

29、和立卷归档制度 注意收集零散文书落实归档工作的岗位责任制（六）立卷归档的标准和做法 1、立卷归档的要求：归档范围、归档时间、归档要求 。

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标题：办公室|办公室实务课程讲解( 五 )