4.6.3.2 通知参会领导等人员（包括会议主持、会议记录）会议时间、地点及着装要求 。
通知可通过邮件、电话或短消息等多种形式 ， 确保参会人员收到并确认是否可以参加 。
4.6.3. 。

7、3 席卡制作与摆放 。
明确是否需要发言席 ， 发言席位置和环境 ， 发言席扩音设备放置 ， 是否需要便携计算机和投影设备等 。
4.6.3.4 会议材料、茶水、烟灰缸、话筒数量及摆放 。
4.6.3.5 水果、咖啡、手巾或抽纸、香烟等准备 。
4.6.3.6 长时间会议应准备点心或茶歇 。
4.6.3.7 提前半小时以上打开制冷、制热或换气设备 。
4.6.3.8 音响、多媒体提前半小时测试 。
便携计算机提前接投影设备调试；院DVD介绍片版本确认、预演 。
4.6.3.9 摄影、摄像 。
4.6.3.10 其它可能需要考虑的内容：交通安排协调、会场光线、会议室音响系统的使用是否需要提前和参会领导说明、领导发言材料、会议录音设备的准备与调 。

8、试、纪念品、会议保密性要求、来宾驾驶员招待、来宾去洗手间的引领等 。
4.6.4 新闻宣传、合影4.6.4.1 新闻拟稿、审稿、发布 。
提前向分管领导请示新闻发布的媒介和时间 。
4.6.4.2 摄影、摄像 。
来宾接待过程中摄影、摄像整体安排考虑 ， 摄影摄像工作人员往返交通方式、用餐安排 。
4.6.4.3 合影 。
提前征求来宾及院领导意见；合影地点和时间要考虑天气及光线因素；合影背景设计与制作；着装要求应事先与来宾进行商定 ， 并提前通知合影人员；合影座位（站椅）安排；多人合影应提前安排好位次或提前进行排队 ， 一般人员就位后通知领导入座；明确照片标题打印要求及是否打印位次表；照片分发应做好记录 。
4.6.5 餐饮4.6 。

9、.5.1 商定出席的领导和陪同人员、人数 。
4.6.5.2 商定餐饮地点和时间 ， 预订酒店 ， 提前确认菜单和准备酒水 ， 明确付费方式 。
酒店和菜单安排应充分考虑来宾口味 ， 尊重民族风俗习惯 。
4.6.5.3 座位安排、座次表及席卡 。
4.6.5.4 安排往返交通 。
4.6.5.5 来宾上下车、前往或离开酒店、入座引导安排 。
4.6.5.6 大型团组接待可使用餐券 。
4.6.5.7 其它可能需要考虑的内容：来宾驾驶员等工作人员用餐安排 ， 主人应控制饮酒 ， 宾客醉酒处理 ， 避免酒后驾车 。
4.6.6 考察参观（游览）4.6.6.1 商定参观考察（游览）内容和路线、参加人员（含陪同领导）等 ， 引导人和讲解人（导游）安排 ， 讲解内容要 。

10、有针对性 ， 参观线路是否需要保密 ， 如果参观工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作 。
4.6.6.2 考察参观环境布置（参见环境布置） 。
4.6.6.3 讲解内容书面材料准备 。
4.6.6.4 扩音装置准备 。
4.6.6.5 被参观单位接待安排 。
宣传板、参观人员安全等防护措施及工具（进入工地或防静电车间等）、环境卫生（参观线路周围 ， 包括建筑周边、调试车间、生产现场、办公场所等） 。
4.6.6.6 往返交通安排 。
4.6.7 环境布置4.6.7.1 迎接环境 。
一类及大型二类团组接待根据场地情况和实际需要准备：迎接牌（接机或接站时）、LED欢迎屏幕或欢迎牌或横幅（大门口和接待大厅等合适地方）、鲜花（选择合适的地方 。

11、摆放盆花、绿色植物）、彩旗、宣传标语（横幅或垂直条幅）、指示牌、红地毯 。
如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作 。
4.6.7.2 会场环境 。
一类及大型二类团组接待根据场地情况准备：LED欢迎屏幕或欢迎牌或横幅（大门口和接待大厅等合适地方）、宣传标语（横幅或垂直条幅）、背景板、鲜花、彩旗、指示牌、席卡 。
如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作 。
4.6.7.3 住宿环境 。
一类及大型二类团组接待准备：卫生洗漱用品、水果、水果刀、接待手册、鲜花、网络、电话、早餐、叫早 。
4.6.7.4 考察环境 。
一类及大型二类团组接待准备：LED欢迎屏幕或欢迎牌或横幅（大门口和接待大厅等合适地方）、宣传标语（横 。

12、幅或垂直条幅）、宣传板、彩旗、指示牌、鲜花（选择合适的地方摆放盆花、绿色植物）、毛巾、矿泉水 。
如果进工作区需要提前通知单位门卫做好配合工作 。
4.6.7.5 注意迎接、会场、考察等接待现场环境（含卫生设施）整洁、卫生 。
4.6.8 应急预案4.6.8.1 接待方案各个接待环节都应充分考虑到天气变化可能带来的影响 ， 如是否准备雨具和取消室外活动 ， 并准备好替代方案 。

稿源：(未知)

【傻大方】网址：/a/2021/0902/0024074302.html

标题：接待|接待管理作业指导书( 二 )