原则6:多提选项,保持弹性
当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间 。
专家分析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突 。
原则7:创造共同目标一起合作
无可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系 。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好 。合作的关键在于拥有共同目标 。
因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系 。因为,就如苹果计算机创办人贾伯斯所言:“如果每个人都要去旧金山,那么,花许多时间争执走哪条路并不是问题 。但如果有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,这样的争执就很浪费时间了 。在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:
双方的共同目标是什么?
有什么阻碍双方合作?
创造共同目标的资源是什么?
合作的价值是什么?
原则8:尊重沟通对象的权力
每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力 。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象 。
举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成 。这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道 。
总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会 。
原则9:善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制 。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通 。幽默使用法则的四条禁忌:
不谈论对方家庭;
不以人身攻击;
不涉及组织敏感话题;
幽默有度,点到即止;
原则10、确保沟通信息无误
当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息 。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣 。为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:
向对方重复沟通中的主要内容;
利用澄清的方式提出不明白的内容;
谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话;
在企业中沟通十分重要,如何跨部门沟通?你认为十万火急的事,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”
原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识 。
企业管理中,跨部门沟通不良的问题比比皆是 。
每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题 。
那么,在不同部门有不同立场的情况下:
怎样才能把话说清楚?
把成果做出来?
有没有好的方式能够有效解决问题,达到快速执行呢?
·沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿说: “沟通是管理的浓缩” 。
·通用电器公司总裁杰克·韦尔奇说: “管理就是沟通、沟通再沟通” 。
·日本“经营之神”松下幸之助也曾言: 企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通 。”
其实,只要掌握以下跨部门沟通的10条基本原则,进行无障碍的跨部门沟通与协作,并非难事 。
原则一、沟通前先做好准备
在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚 。
不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西 。
下面的几个问题应该事先想清楚:
你希望对方帮你做什么事?
你认为他会要求你做什么?
如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?
如果双方没共识,你会有什么后果?
对方又会有什么后果?
原则二、了解其它部门的语言
跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起 。
举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望 。
同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点 。
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