因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言” 。
学会换位思考,试着站在对方的立场考虑:
“这么做,对业务部的业绩有帮助吗?”
“如果我是他,会接受这种做法吗?”
“这个方法真的有用吗?”
跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低 。
此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题 。
因此,时不时的跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏 。
原则三、开诚布公是最好的对策
你面对的是必须长期共事的同事 。
因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系 。
部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息 。
相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题 。
诚信沟通有三个要素:
错的不要解释
务必不要争执,不打断对方说话
微笑再微笑
频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题 。
因此,时不时的跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏 。
原则四、不要害怕冲突
在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦 。
有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐 。
艾林哈特在《有效沟通》一书中点出,
“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落 。”
艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈 。
有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决 。
因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命 。”
记住,你是部门主管,虽然你要和其他部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命 。
原则五、呈现事实,专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测 。
美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出:
事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低 。
在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑 。
但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望 。
因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围 。”
布尔乔亚三世说 。
原则六、多提选项,保持弹性
当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项 。
例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间 。
多元选项能让选择不再“非黑即白” 。
经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突 。
跨部门沟通的四不要是指错的不要解释,务必不要争执,不要打断对方说话,不要害怕冲突 。
不同部门各有不同立场与利益,需要掌握以下几个基本原则:
1、在沟通之前,需要摆正自己的位置,虽然说自己不能调动一切的资源,但要敢于和职位层级高的人进行博弈,不要在心里设置屏障,要明确推进的项目需要得到哪些资源,需要哪些部门进行配合,然后做好一个书面的策划案 。
2、跨部门沟通不顺畅,很多时候是因为语言不通所引起,信息不对称,就会导致语言不通,想要沟通顺畅,就要提前了解其他部门的规划、目标和期望是什么,换位思考,试着站在对方的立场思考问题,这样能将误解或者沟通频率不搭的几率降到最低 。
3、凡事以诚实为上策,最忌欺骗,隐瞒事实,破坏彼此之间的信任关系 。部门之间以及同事之间一旦缺乏信任感,就会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,乃至有可能会把一部分重要的信息隐藏 。明白说出自己的需求和顾虑,提高合作的意愿,共同解决问题 。
4、呈现具体事实,是让沟通聚焦的最好方式,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不必要的臆测 。
5、在进行跨部门沟通时,不要执着在单一的做法上,需要开发出多个可供选择的方案,例如给出3-5个方案,让其他人有更大的选择空间,这样就有较大的弹性调整自己的支持度,也能够轻易的变换立场,能够降低沟通时的人际冲突 。
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