商务会议策划范文( 六 ) _商务会议策划的过程

5.合约检查满意后，签订合同，所有接待内容均写入，详细内容非常重要；虽然前面略显笨重，但很多相关问题都得到了很好的解决。
6.预付款签订合同需要一定数额的预付款，这样整个会议过程就会顺利进行，因为酒店预订需要预付款，汽车预订也需要预付款；如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消；这是一个不可弥补的麻烦，特别是当会议次数为大的。
7.预订这是我们必须认真做的事情之一，合同是与接待单位有关的预订，预付款必须到位。

8.接待接待是整个会议的核心部分，包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作，当然，一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。
9.业务会议汇总和结算在业务会议结束时，双方认真总结会议情况，并核对各类文件，并严格按合同履行会计。
会议的策划（纯干货）

文章插图
会议的含义：围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。会议的作用：会议显示组织的存在，会议是群体沟通、信息交流的方式。
会议管理分为会议策划、会议筹备、会议实施、会议结束四个阶段。会议策划：为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的前提。在会议策划过程中，策划者应遵循四大原则：目的性原则：目的性是会议的重要特征之一。
或者是为了传递有关信息，或者是为了打造品牌形象，或者是为了失去销售额。因此，策划也必须围绕着会议目的来进行。利益主导原则：根据亚当·斯密的“经济人”观点，人类的一切策划活动，实际上都是在谋求特定的利益。
策划者应该秉持共赢的理念，明确知道会议所要追求的利益，并为利益的实现合理配置资源，考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。整体规划原则：一次会议的成功举行，包括场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观，做出周到的统筹规划，以免给会议活动造成无法弥补的损失。
可操作性原则：会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况，以及公司的实际要求和能力来操作，使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。一般而言会议策划的内容要包含5W1HB 。会议名称：会议的正式称谓，标示会议的某些基本信息。
策划会议名称的常用方法：揭示会议主办者—— 森马品牌提升发布会提示会议功能——蓝天公司产品鉴定大会揭示与会者身份—— 游戏开发者大会揭示会议出席范围——移动通信世界大会揭示会议时间或届次—— 2017年股东大会、第24届万国邮联大会揭示会议地点—— 上海国际贸易洽谈会揭示会议方式——电信公司视频会议策划会议名称的方法通常不会单独使用，而是根据会议组织者需要综合运用。会议时间：主要涉及两个方面，在什么时候召开会议，会期的长短。会议时间策划需要注意两个问题：
1.了解相关领导、嘉宾和演讲者是否能够在这段时间参加会议，以便协调日期，保证关键人物出席。
2.涉及成本的效率原则。
例如2天的会期是不是需要适当压缩会议时间长度，从而降低成本、提高效率。会议地点：选择合适的地方（即会议召开的举办地），如在哪个地区或者城市举办；选择合适的、具体的会议活动场所，如在哪个酒店举办。就会议举办地而言，选择在哪个地区或者城市召开会议时往往需要参考的因素包括：
1.举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离
2.会后是否有观光参观活动
3.会议期间，会议举办地的气候如何
4.举办地是否适合公司的业务需要
5.举办地的交流环境是否便利
6.举办地的形象是否符合会议目的选择会议地点还需考虑酒店是否有承办相关会议经验、酒店价格、服务设施、地理位置、会议室类型等。选择举办会议的酒店涉及到许多细节问题，例如会议室的实际形状、客户实际大小与光线等因素，实地勘查是不可忽视的重要环节。